Contrato e distrato de serviços contábeis: escopo, documentos e honorários

A troca de responsável contábil não termina quando um acesso é desativado. É necessário identificar o que foi feito, quais documentos estão disponíveis, quais obrigações ainda vencerão e quem assumirá cada tarefa. Separar essa transição da cobrança de honorários ajuda tanto o escritório quanto a empresa a evitar lacunas.

Da proposta aceita ao contrato escrito

Para a contratação atual de serviços, a Resolução CFC 1.590/2020 exige contrato escrito nos termos da proposta acordada. O objeto deve distinguir serviços habituais e eventuais, tarefas do cliente, prazo, honorários, reajuste e responsabilidades. O CRCSP destaca a adaptação às particularidades da operação, em lugar de um modelo universal.

Use a proposta para responder a perguntas operacionais: quais estabelecimentos serão atendidos, quais regimes e rotinas estão incluídos, como os documentos chegam e quem confirma seu recebimento. Se o serviço depende de informação do cliente, defina formato, prazo e aviso de inconsistência. Uma exclusão genérica de responsabilidade não substitui essa divisão de tarefas.

Serviços eventuais e mudanças de honorários

Uma alteração de regime, filial nova ou demanda extraordinária pode modificar o trabalho necessário. Antes de cobrar um adicional, confronte o pedido com o objeto vigente. Documente o que será realizado, valor, prazo e concordância. O fato de uma tarefa exigir horas não demonstra, sozinho, que ela estava fora do preço contratado.

O cliente também deve conseguir distinguir honorários, despesas reembolsáveis e valores destinados ao Fisco. Quando houver valores confiados ao escritório, mantenha comprovação de destino e prestação de contas pertinente. Mensagens de cobrança devem permitir identificar a origem do valor sem misturar documentos ou dados desnecessários de terceiros.

Distrato e impossibilidade de acordo

Os arts. 6º a 10 da Resolução 1.590 tratam do encerramento e da transição. Quando não for possível celebrar o distrato, a norma prevê notificação ao cliente sobre o término da relação. A comunicação precisa ser examinada com o contrato e a situação concreta; não deve declarar quitadas obrigações ainda controvertidas ou eliminar responsabilidades já constituídas.

No documento de saída, fixe uma data de corte e relacione as pendências. Diferencie o que foi entregue, o que aguarda documento do cliente, o que está em processamento e o que será transferido. A falta de assinatura de um distrato não autoriza deixar indefinido o destino de arquivos ou interromper a comunicação necessária.

A leitura da Resolução 1.590 deve considerar a Resolução CFC 1.703/2023, que revogou seu art. 11. Por isso, não se deve copiar a antiga disposição de penalidades como se ainda integrasse o texto vigente.

Honorários em atraso não autorizam retenção abusiva

A NBC PG 01, item 5(l), veda reter abusivamente livros, papéis, documentos e arquivos eletrônicos comprovadamente confiados ao contador, inclusive para forçar o cumprimento de obrigações contratuais. A cobrança do crédito deve seguir sua via própria. Não condicione a disponibilização de documentos devidos ao pagamento como mecanismo de pressão.

Isso também exige organizar o que cada item representa: original recebido, arquivo fiscal transmitido, livro, comprovante ou outro material. O protocolo pode indicar formato, período, origem, destinatário autorizado e confirmação de recebimento. Se o cliente não comparece para receber, registre a disponibilização e as tentativas de comunicação, preservando guarda e sigilo.

• Inventário de documentos físicos e arquivos eletrônicos, separados por período.
• Recibos de entrega e de transmissão de obrigações, com as respectivas situações.
• Relação dos acessos e procurações que precisam ser ajustados ou encerrados.
• Informações relevantes ao novo responsável técnico, por canal seguro.
• Lista das pendências e dos documentos que ainda precisam ser fornecidos pelo cliente.

Competência anterior e vencimento posterior

A regra do art. 10 atribui ao profissional rescindente as obrigações tributárias acessórias cuja competência ocorreu na vigência do contrato, ainda que vençam depois, salvo disposição contratual expressa em contrário. Há previsão própria também para demonstrações contábeis. O distrato deve tornar essas responsabilidades compreensíveis para o cliente e para quem o substituirá.

Exemplo hipotético: o vínculo termina no último dia de um mês, mas uma obrigação referente àquele período vence no seguinte. Não basta dizer que o novo contador cuida de tudo a partir da troca. Identifique a competência, o vencimento, os documentos necessários, quem prepara e quem transmite. O acordo precisa ser compatível com as exigências legais e com o instrumento aplicável.

Monte um quadro de transição que permita conferir tarefa, período, prazo, responsável e prova de conclusão. Encerrar o contrato comercial e alterar procuração eletrônica são ações distintas; uma revogação de acesso sem coordenação pode impedir uma entrega ainda atribuída ao profissional anterior.

Como preparar uma divergência sobre honorários

Reúna proposta aceita, contrato, aditivos, pedidos adicionais, execução, notas e pagamentos. Separe os valores reconhecidos dos que dependem de discussão. Antes de escolher uma medida de cobrança, examine vencimento, cálculo e documentos; um contrato escrito não se torna automaticamente título executivo em toda situação.

O guia de cobrança de dívida empresarial ajuda a organizar a prova do crédito. Para o escritório contábil ou para o cliente que discute o encerramento, é importante definir quem está sendo representado e quais interesses serão analisados.

Perguntas frequentes

Fontes e limites da leitura

Fontes oficiais consultadas em 29/10/2026. Este material é geral; a análise de documentos e fatos pode mudar a resposta e não é substituída pelo roteiro.

• CFC — Resolução 1.590/2020
• CFC — Resolução 1.703/2023, publicação oficial
• CFC — NBC PG 01
• CRCSP — Contrato de prestação de serviços